Articles d'interès

La factura electrònica

Una alternativa • La factura electrònica té la mateixa validesa legal que la de paper, però el destinatari ha de donar el consentiment per rebre-la Validesa • S’ha de fer segons un model estàndard i cal signar-la electrònicament amb un certificat digital.

La factura electrònica és una factura que té la particularitat que s’envia i es rep en format electrònic; és a dir, és un arxiu informàtic. Per tant, a diferència de les factures en format paper, aquesta factura no es pot tocar, i per veure’n el contingut cal utilitzar un programa informàtic que la desxifri. Això sí, una factura electrònica conté la mateixa informació i  té la mateixa validesa legal que una en paper i és important saber que el destinatari ha de donar el consentiment per rebre-les en aquest format. Per tant, és una alternativa al paper.

avantatges • Per què us pot interessar aquest format de factura aparentment tan complicat? Doncs perquè, des del 15 de gener del 2015, segons la Llei 25/2013 del 27 de desembre, d’impuls de la factura electrònica, les administracions públiques (Generalitat, diputacions, ajuntaments, empreses públiques, etcètera) només accepten factures en aquest format. Si hem venut o hem fet un servei a una administració els haurem d’enviar la factura en format electrònic (tot i que hi ha uns límits per sota dels quals encara poden acceptar factures en format paper, però son molt baixos).

Els avantatges d’aquest format són molts. Per al receptor de la factura, redueix el temps de tramitació i estalvia espai i costos. Per a l’emissor, la confirmació de recepció és molt més ràpida, el termini de cobrament pot ser més curt i estalvia diners, ja que no s’ha de gastar paper.

Com generar i enviar factura electrònicaCom crear la factura-e • S’ha de confeccionar segons el model estàndard anomenat Facturae (vegeu el web: www.facturae.gob.es) i el format de l’arxiu és xml. Aquest tipus d’arxiu es pot llegir obrint-lo amb un navegador d’Internet. Cal destacar que perquè la factura sigui vàlida s’ha de signar electrònicament amb un certificat digital, per exemple el que facilita Hisenda o el de CATcert.

Per fer una factura electrònica podem utilitzar el nostre programa de comptabilitat o facturació si disposa d’aquesta opció, o també podem utilitzar programes o webs gratuïts que ens permetin crear —i alguns, fins i tot, enviar— la factura electrònica al destinatari (vegeu el web: web.aoc.cat/suport/efact-empreses). És important afegir la identificació del destinatari i, quan s’escaigui, ho farem amb els codis DIR3 o bé amb el codi d’oficina comptable, d’òrgan gestor i d’unitat tramitadora. En cas que no els sapiguem, els haurem de demanar a la persona de contacte que tinguem.

Trametre la factura-e • Una vegada l’hem enllestit, l’hem de fer arribar al destinatari. Per això, hi ha els portals d’entrada. N’hi ha un de l’Administració catalana que s’anomena e-FACT (vegeu el web: https://efact.eacat.cat/bustia), i un altre d’àmbit estatal que es diu FACe (vegeu el web: www.face.gob.es). En aquests portals hem de pujar  l’arxiu xml que hem creat, i, a partir d’aquest moment, podem consultar l’estat del tràmit i rebre informació per correu electrònic sobre l’acceptació de la factura i del seu cobrament.

La llei obliga a conservar la factura electrònica juntament amb el certificat durant el període que marca la normativa fiscal, de la mateixa manera que hem de guardar les factures en paper. És molt important que periòdicament fem una còpia de seguretat fiable de les factures electròniques arxivades.

Si no us veieu amb cor de fer-vos les vostres factures electròniques podeu encarregar aquest servei a Agroxarxa, ja que la normativa preveu que una tercera persona pugui presentar les vostres factures electròniques si l’autoritzeu. Demaneu informació al responsable del servei comptable i fiscal de la vostra oficina d’Agroxarxa.

Per acabar, convé esmentar que també es poden enviar factures electròniques a altres empreses. Actualment només ho fan les grans empreses però indubtablement en pocs anys el format electrònic serà habitual i probablement les factures en paper aniran passant a la història.

Pàgines d’interès:

http://www.facturae.gob.es

web.aoc.cat/suport/efact-empreses

https://efact.eacat.cat/bustia

https://face.gob.es/

Article publicat a La Terra núm. 422, del mes de febrer 2016. Font: Elaboració pròpia.